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大型活动策划执行的流程手册,有钱都买不到!

时间: 2019-09-25 16:39:34浏览次数:

由于大型活动策划工作流程较为复杂,线程服务的事情也比较多,因此需要在活动具体执行中制定严谨周密的活动执行方案,本执行活动仅为大型会议活动提供原则性指导。
大型活动策划分为项目筹备期、项目执行期、活动现场期、活动后期4个部分展开。
 
一、项目筹备期
获取信息和资料
 
和客户初期建立沟通时,一定要摸清楚客户的诉求和客户的基本信息。如果你所在的公司已运营多年,业务流程比较清晰,可以制定一份标准版的客户需求信息表,将需要知道的信息一一罗列出来。发送给客户,让客户进行对应填写。
 
初次约见客户
 
和客户见面之前,先做好充分的准备工作。例如:整理相关的案例资料,突出专业就对了!还有一个目的就是探下客户的“虚实”。
 
头脑风暴会
 
拿下一个项目,很大程度上依靠的就是团队成员的头脑风暴,如何将头脑风暴开好,开出价值来,就非常考验组织者的组织能力和协调能力。
 
提案阶段
 
提案除了依靠专业能力和演讲能力以外,也需要点运气。
 
内部立项
 
当项目已经进入到初始的合作阶段时,就可以为项目进行立项,将项目信息录入到公司内部的信息系统里面(MIS),没有条件使用信息系统的,可以用表格工具来替代完成。
 
项目推进表
 
项目推荐表是大型活动策划公司都会用的一种表格,一般也会分为内部推进表和客户推进表,一份是内部团队成员使用,一份是定期每天、每周发送给客户。
 
项目碰头会
 
项目碰头会可以是和客户进行,也可以是和项目团队。取决于项目本身的进展情况。
 
 
二、执行期
 
报价、合同管理
 
报价和合同虽然看似简单,但是稍不注意,就会酿成大错,另外,对报价单和合同的归档管理意识也很重要。
 
场地管理
 
场地管理主要分为场地筛选、场地排查、场地勘测3个部分,当确定场地之后,一定要对场地进行充分的了解和实地勘测之后,再做出详细的场地方案。
 
供应商管理
 
供应商主要分为搭建供应商、AV设备供应商2大类,还有小类的演艺供应商、摄影摄像供应商、第三方外包人员等。
 
还有人员派遣公司/服务人员管理、化妆、发型供应商/个人管理、艺人经济公司/艺人管理、服装供应商管理。(文末有获取)
 
演艺人员面试管理
 
演艺人员面试主要包括礼仪、模特、舞蹈演员、兼职人员等等。在大型活动策划前期,都要对演艺演员进行线下面试,筛选出符合活动特质的演艺人员,保证外部人员的专业性。
 
还有舞蹈演员面试流程、MO面试流程、MC面试流程、翻译人员面试流程、CO面试流程、杂务人员面试流程。演职人员、服务人员、工作人员面试管理。除此之外,还有所有人员的会前培训管理。(文末获取)
 
▲面试管理打分表
运营文档
 
运营文档分为执行期、大型活动策划现场应用2大类、主要是以各种表格进行呈现记录,合理安排、分工明确,其目的就是为了项目按照既定的时间节点正常推进。
 
 
三、现场期
物品检查
 
运送到大型活动策划现场的所有物品,包括奖品、道具、施工工具等等。可以根据前期制定的物品清单进行一一核实,物品一定要做到“只多不少”。
 
入场前联络
 
再次和场地方、供应商、客户三方进行电话确认进场的时间,是不是按照既定的时间和要求在有序进行推进,有没有意外事件发生。
施工彩排的配合
 
遇到时间紧张的情况,可以根据施工的进度来决定彩排的时间和位置,这里面就需要充分考虑到既不能影响正常的施工进度,也不能耽误进行彩排时间。
 
物料搭建管理和注意事项
 
按照既定的施工要求,按质按量完成物料的搭建工作,除此之外,还有AV灯光器材安装的施工以及注意事项。
 
审查制度
 
审查制度分为彩排审查、现场执行审查2大类,彩排审查主要是核实演艺节目的质量和呈现效果,现场执行审查主要核实现场的物料和设备是否有损坏。
现场基础要求管理
 
以工作人员的着装为例,一定要严格按照公司规定,工作人员在现场的着装要求进行,以及要注意客户对个人服装的要求。
 
除此之外,还有时间基础要求,现场纪律基础要求,化妆、发型、首饰基础要求,餐饮基础要求,突发事件对应基础要求,撤场要求6种类型。(文末获取)
 
四、大型活动策划后期
 
费用结算
 
费用结算是根据项目结束后,最终实际产生的费用进行整理和结算。以及团队成员在服务项目时,产生的报销费用进行整理。
 
总结报告
 
总结报告需要做成2种版本,一种是供公司内部进行复盘总结,一种是交付给客户。
 
资料整理存档
 
这里指的资料一般是大型活动策划结束后产生的音频、视频、照片,这些资料可用于案例展示,也可以用于后期的市场宣传做背书。
 
写感谢信
 
一场大型活动策划的圆满落幕,离不开客户、供应商的支持和协助,写一封感谢信以作感谢,可以巩固合作关系。
 


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