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商务会议策划一般都有哪些流程?

时间: 2019-09-24 10:54:43浏览次数:

商务会议策划我们要搞清楚承办的基本流程,这样在武汉会议策划的时候才不会手忙脚乱,有秩序的执行活动,是我们需要做到的,下面就来讲解一下具体流程。
商务会议策划
一、 联系:
 
客户有会议意向后联系我们,我们都会要求对方尽可能提供比较详细的一些计划,这样方便后面的策划及方案编写。
 
二、 商务会议策划:
 
根据客户的会议基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等等,每个细节都必须考虑客户的承受力和满意程度;
 
三、 方案提供:
 
把基本的策划思路和客户沟通,并形成文字方案,以便客户在其单位的备案和审批;
 
四、 前期考察:
 
在前期的一些基本交流后,客户一般会选择进行策划方案的实地考察,我们将提供所有的协助;
 
 
五、 合约:
 
考察满意后,进行合约的签署,把所有接待涉及内容编写入内,而且细节相当重要;虽然前面略嫌烦琐,但是后面很多相关问题解决起来就非常流畅了。
 
六、 预付款:
 
签好合约我是要求有一定的预付款的,这样整个商务会议策划过程才会流畅,因为酒店预订需要预付款、车辆预订也需要预付款;如果不提供预付款,我们的订单随时有可能被取消;这是件不可弥补的麻烦事,特别是会议人数多的时候。
 
七、 预订:
 
这是我们必须认真操作的一件事,把合约相关的一些接待单位预订好,该给的预付款一定要到位。
 
八、 接待:
 
接待是整个会议的核心部分,包括接送机、会议安排、客房安排、用车安排、活动组织等,都应严格按照合约操作,当然一些突发事件或标准增减随时都作出相对应的调整。
 
 
九、 商务会议总结和结算:
 
商务会议结束时,双方认真总结会议的情况,并核对各类单据,严格按照合约执行核算。

以上就是商务会议策划的基本流程,希望对正在准备商务会议活动的你有所帮助!


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