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大型会议策划方案及流程(适合大多数会议)

时间: 2019-10-21 14:27:14浏览次数:

  今天,我想向大家介绍举办大型会议策划方案中需要经过哪些步骤和流程。总结会议服务方面的经验。
大型会议策划方案
  1、策划
 
  我们提供展览策划代理,告诉我们您的想法或想法。我们为您提供可行的策划和会议收据。我们过去的成功经验将是你成功举办会议的基础。
 
  2、咨询
 
  在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并提出选择和推荐合适的会议酒店、餐饮设施和菜单、会议交通流、接待流等方案。适合预算的。
 
  3、考察
 
  在双方进一步获得相互信任后,我们将安排您或您的代表访问目的地,检查我们为您提供的酒店、会议场所、环境、交通工具和所需设备细节等。在此阶段,我们将对服务项目、服务流程、推广策划、服务价格等进行深入讨论。大致澄清双方的责任和义务。
 
  4、确定
 
  这一次需要耐心和细心——我们须细化设想的流程和策划,尽可能细化策划,然后以书面形式确认双方的权利、义务和责任,并签署相关服务协议。
 
  5、执行
 
  严格、人道地执行协议将是双方合作精神的高度升华。不管这个想法有多好,任何策划都有缺点。双方需要本着合作的精神搁置暂时的分歧,为展览的成功而努力。在此期间,双方需口头或书面承诺,除原协议外的服务将被视为协议的延期,并临时决定负责签署协议的人员。所有临时交换都允许通过事先协商和事后结算进行。
 
  6、结算
 
  双方财务人员认真核对各种文件,严格按照协议进行核算。
 
  大型会议策划方案中应注意的三个问题:
 
  1、确保安全
 
  大型会议的参加者很多,所以安全工作须放在首位。会议现场将按比例安排保安人员,防止事故发生,并进行处理。为了成功接待与会者,有必要考虑当天的天气情况并安排接待工作。预计将安排现场人员指挥和参与车辆,确保车辆安全,停车场完整整洁,进行安全监控,发现异常及时报告。会议期间将进行定期巡逻,以确保大型会议的正常运行。
 
  2、会议时间的合理性
 
  大型会议需要人力和物力,大型会议场地的租赁费用也应及时计算。只有合理的时间表。会议的安排,包括会议开始时间、主持时间、中途休息时间、餐饮、娱乐、会后住宿等。,有策划的准备可以保证会议的顺利进行,并且谈判会按时开始和结束。
 
  三、会议的实施
 
  有许多人参加大型会议。为了避免不必要的问题,须在会议策划开始前与开展活动的工作人员进行沟通。策划者还须参与实施现场,指导实施,并在必要时进行一些调整。工作人员到位后,检查舞台是否合理,挂在舞台上的装饰品是否牢固,舞台是否牢固,声音是否准备好,礼物是否准备好,宣传材料是否准备好,主持人是否准备好。
 
  大型会议策划方案中的流程介绍
 
  一、会前
 
  1.与会议组织者协商,了解相关会议要求;
 
  2.提供火车/公共汽车号码、酒店、会议地点、交通和会议所需的其他信息。并制定完备的会议预案书给会议方;
 
  3.会员大会利用网络传输大量关于会场、住宿、餐饮、娱乐等方面的真实信息,以便提前做好聚会准备。
 
  3.如有必要,可指派专门人员协助客户对会场的食品、住房、会场、旅游、娱乐等相关方面进行现场调查。
 
  4. 确定方案,签订合同,预付定金。
 
  二、会中
 
  3.会场:专人到会议室检查横幅、灯光、音响、茶水等。
 
  4.会议住宿:确认房间楼层和房间号,并询问是否有特殊要求;
 
  5.会议餐饮:安排用餐时间、用餐标准及其他特殊要求;
 
  6.会议旅游:安排和确认旅游路线、车辆、导游等。
 
  7.会议娱乐:确认娱乐消费形式、消费标准和娱乐场所;
 
  8.会议现场:会议现场的采购和分发服务;
 
  8.会议服务:会议代表拍照,为代表提供秘书服务和相关服务。
 
  三、会后
 
  1.结账:提供会议期间发生的详细费用的详细情况和说明,并派专人与客户核对并结账;
 
  2.信息:会议结束后,根据客户要求收集信息并制作会议地址簿或花名册;


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