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开展举办一场活动须准备的工作讲解

时间: 2019-09-02 10:19:35浏览次数:

开展或举办活动,只有提前准备我们的计划,才能让活动正常顺利的进行,开展活动之前我们都需要把活动流程弄清楚,那么开展活动须准备哪些工作呢?
开展活动
 
1.活动的展现形式
 
举办一场活动,首先企业要确定的举办形式有哪一些,有一些是举办晚会,有一些是举办发布会扩大企业品牌曝光量,针对不同的目的,来做好活动举办形式和大致内容,然后拟出活动的方案。
 
2.活动的预算
 
没有预算的活动是做不成的,所以在开展活动的前期,要设置大概的预算,并把这个预算分成几大部分,在预算范围之内去开展活动。
 
3.成立活动小组
 
举办一场活动不是靠一个人力量组建而成的,而是靠一个团队才能把活动干好,在开展活动前期要成立一个活动小组,大家开一个头脑风暴会,集思广益,把活动做成什么样的,要做成什么样的形式。靠着大家的力量,一起把活动干好。
 
4.活动的大概流程
 
开展活动之前,活动策划公司团队最好根据实际情况,以及领导的要求,把活动的大概流程给罗例出来,比如活动某一重要节点,领导讲话,邀请嘉宾等等,要把重要的以及大概的流程给罗例出来。
 
通常一场活动办下来,都很辛苦,因为你往往会遇到各种问题,比如要面对多个群体,为他们解决不同的复杂问题,还要处理在意料之外的突发情况…………
 
然而要举办一场活动,情况就不一样了,很有挑战性,或许我们自己经常会参加这些活动,但是举办方那边投入的努力和付出,我们却不一定了解。可能这些活动看起来很简单,很不费力,那是因为那些繁琐的幕后工作都由工作人员完成了。
 
举办活动主要的就是要遵守这四个原则,一、前期筹备,二、宣传推广,三、规划落实,四、报道宣传。
 
成功举办一场活动,你该注意这些!
前期筹备:在举办活动之前,要去思考下活动的必要性,撰写一份目标陈述,充分思考组织该活动的动机,并撰写一份简要的宗旨陈述。它将指导你接下来在活动规划中的工作,需要思考的几个问题:举办活动活动类型是什么?活动的理想结果是什么?活动的目的是什么?参与者终会获得什么?
 
在明确好目标以及参与者后,需要拟出一份演讲者的候选名单,在决定邀请演讲者时,不妨把格局放大点,切勇于打破常规。
 
接下来,就是考虑活动地点的选择了,是在会议室?还是办公室?又或者是酒店宴会厅举办?条件允许的花,在规划阶段应前往举办地点考察下情况,先自己脑中勾画出活动的场景。
 
举办活动阶段的一步就是预算方面了,预算应当尽量保守,将成本略微估高,但将预计收入成本略微估低。
 
宣传推广:准备工作完成后,就该把转向参与者了,这时候换位思考下,如果你是参与者,你会希望在这次的活动中,能获得些什么?
 
每一场活动都需要专门的网页或者少一份用于在线推广和海报,不管网页还是海报中都应包括这些关键信息:
 
活动内容:标题、总之、演讲者姓名、入场费、注册信息、用来获取更多信息的二维码。
 
视觉辅助:用一张照片或者是制作出来的视觉图案,建议插入包含人的图片,这样就能给人一种参与感,不再是冷冰冰的标志。
 
完成这些后,就可以开始举办活动推广工作了,可以试试活动推广,社交媒体,群发电子邮件等多种推广方式。
 
规划落实:在所有的准备工作都完成之后,就是等待举办日了,在参与者到达之前,一定要确保所有的布置都已经完成,而且能容纳所有的参与者。
 
宾客可能会在活动开始前的三十分钟就到场了,要做好接受注册、付款和开具收据等工作。参与者入场后,要为其提供食物和饮品。活动期间要认真做笔记,争取记录好发言细节。还要用照片来记录,照片能够展示出会场的情况。
 
报道宣传:举办活动一周之内,回顾下期间所做的笔记并整理出一份关键点,可以引用演讲者的发言或者插入一些现场的照片。活动总结能让活动结束后依然能继续发挥影响,让没有参与的人也受到影响,鼓励他们参加未来的活动.

开展活动并不是前期筹备工作做好了,就成功了,我们后期宣传也很重要。所以掌握好每一个细节才是重点!


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