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大型活动策划流程如何把控和推进

时间: 2019-08-29 11:51:23浏览次数:

大型活动策划流程是非常重要的,因为往往大型活动很难把控,因为环节太多了,那么作为组织活动的我们应该注意哪些问题,如何推进活动呢?下面偶客传媒做了详细的流程,供大家参考。
大型活动策划流程如何把控?
 
一、活动执行组织架构及各组职能
 
各组职能
 
总经理:负责项目的统筹与协调工作,协调好各部门间的工作。提出项目的策略,决定策略是否实施,监督经费的使用状况,监督各项工作的进展。及时听取各部门的意见,努力解决各部门所遇到的问题。邀请当地有声望的官员以及相关人员,出面处理与各媒体之间的关系。
 
客户接待组:会前邀请客户参加活动,及时将活动的相关信息传达至各客户。将客户的意见与建议搜集,统一整理并上交至总经理处,做好各客户的解释工作,将需要客户配合的事项以及相关促销政策准确告知于各客户。
 
媒体关系组:活动现场负责媒体的接待工作,不冷落记者,负责记者礼品的发放,最好后期跟踪的工作,评估媒体的宣传效果,维护与媒体的良好的长期工作。
 
活动执行组:协助大型活动策划公司布展及相关工作的支持协助,做好活动现场的管理工作,根据实际情况,及时向上级汇报各项工作的进展工作。
 
对外联络组:负责当地政要、商业精英、兄弟机构以及专业协会组织、社会团体的告知、邀请、接待以及后期维护工作。
 
保安组:负责现场的巡视工作,引导车辆的通行,保管好顾客的物品以及交通工具,发生特别事故时,及时处置,冷静操作。以免事态向不可控制方向发展。发生突发情况及时向上级报告。
 
紧急预案组:负责紧急预案的制定与具体实施工作。将可能发生的各类情况列出清单,上报总经理处,加强现场的巡查力度,确保不发生任何隐患,在布展的过程中,应协助整个布展的过程,确保工作流顺利进行。加强与110、120、119之间联动关系的建立,确保活动当天能够快速处置,紧急做出积极措施。
 
 
二、大型活动策划流程:现场布展
 
(一)现场布展方案(详细见设计图及报价表)
 
(二)活动流程方案开业庆典活动流程时间事项序工作内容责任人
 
07:30— 08:00
 
工作人员到位
 
1、检查确认电源及备用发电机情况,准备好各媒介的接待工作。
 
2、检查确认会场布置及停车场,配合公安交警安全和交通指挥工作。
 
3、检查确认嘉宾接送车辆的到位情况,并按指定位置排放好。
 
4、检查确认签到处、签到用品。
 
5、检查宣传资料、礼品等,作好迎宾准备。
 
6、舞台区域电源线再检查。
 
7、安排好现场执行的各个环节。
 
8、礼仪小姐、主要礼仪人员衔接。
 
08:00—08:30礼仪人员到位
 
1、与公安、交警衔接,再次明确现场秩序维护方案与要点,再次明确交通路线和各车辆停放位置和细节。
 
2、与政府协助人员一起再次明确迎宾准备。
 
3、主持人与主负责人最后确认流程有无增改。
 
4、衔接音控师,背景音乐播放。
 
5、舞狮队现场就位。
 
6、礼仪小姐就位:停车场、签到台、临时休息区、主席台。
 
7、摄像师到场,选景,全程采写,直到仪式结束。
 
08:30—09:00
 
暖场
 
1、舞狮队在主会场暖场表演。
 
2、音控师播放背景音乐。
 
09:00—09:30
 
迎宾
 
1、接待媒介记者,记者介绍会场安排情况,明确摄影、摄像及采访区域。
 
2、负责安排设置警戒线和维持秩序。
 
3、负责媒介记者的签到及标识发放。
 
4、负责应邀嘉宾的接待工作,嘉宾签到、配戴胸花、发放资料等。
 
5、保安指挥区分贵宾、嘉宾及其它车辆到指定地点停放整齐。
 
6、礼仪小姐迎宾,接待领导至签到台签到、佩带胸花,引至主席台就座。
 
7、确认致辞、剪彩来宾到位情况,与主持人衔接。
 
09:30—09:38
 
舞狮表演
 
1、迎宾队伍引导嘉宾就位嘉宾区,舞狮队表演。
 
09:38—09:40
 
典礼开始1主持人上台宣布开业典礼正式开始。
 
09:40—09:45
 
介绍重要来宾
 
1、介绍参加开业庆典的领导名单,并请领导入座。
 
09:45—10:00
 
领导致辞
 
10:00—10:05
 
剪彩
 
开业剪彩仪式,主持人宣布剪彩嘉宾为学院开业剪彩并按下启动台,鸣放礼炮,xx电商学院广州分院正式开业!
 
10:05—10:10
 
点晴
 
领导为瑞狮点睛,瑞狮彩青。
 
10:10—10:28
 
参观学院领导1瑞狮引导领导嘉宾至学院内参观,礼仪小姐工装整齐排列于学院电梯两边恭迎(同时广场大舞台上进行热舞表演庆祝xx电商开业礼成!)。
 
10:28—10:40
 
宣布喜讯
 
宣布“参加电商讲座,有机会与xx共进午餐”的喜讯。
 
10:40—12:30新闻发布会及讲座
 
新闻发布会及电商讲座开始,邀请来宾移步新闻发布会场、xx学院在讲座入口处给每一位参加电商讲座的观众发放一份表格,表格内容包括卖家信息填写表格/优惠券/礼品领取券(付定金后送礼品),参与者现场填写表格放入抽奖箱,还可有机会中大奖、
 
12:30—14:00
 
中午休息。
 
14:00—14:20
 
宣布获奖名单
 
现场暖场,宣布上午获奖名单。
 
14:20—14:40
 
电商诊断
 
宣告下午活动流程,电商诊断开始。
 
14:40—16:00
 
诊断及抽奖
 
电商讲座及电商开诊;抽幸运大奖(客户凭付费单参加抽奖,不管价格多少均可参与活动一次,幸运客户可以获得惊喜大奖)。
 
16:00—17:00
 
大家都来猜猜
 
主持人念出客户的名称,让大家猜这个卖家加入xx后业绩提升百分之几?其中猜得最接近将获得礼品。
 
17:00—17:10
 
讲座结束
 
宣布明天进行xx午餐拍卖,拍得者可以与xx共进午餐。
 
 
三、活动排期
 
(一)、开业前十八天,确定主要事项:
 
1、确定参加开业典礼的人员名单。
 
2、舞台就位的贵宾名单(含致辞等领导名单)。
 
3、审定仪式有关项目内容。
 
4、宣传资料准备工作,媒体的确定。
 
5、媒体宣传计划内容的审定。、
 
(二)、开业前十天,准备请柬及有关工作落实:
 
1、由主办单位写请柬交领导办盖章。
 
2、宣传资料、展台模型的印刷、制作等。
 
3、礼品到位,员工培训。
 
4、拟定主持人、领导讲话稿审查。
 
(三)、开业前一周,日程安排:
 
1、分装礼品和请柬并送达。
 
2、检查工作进度,落实日程安排,领导讲话稿落实。
 
3、现场用水、电及保卫工作落实。
 
4、与交警队公安部门联系有关事宜。
 
5、现场的平整。
 
6、媒体上对开业造势及预热活动。
 
(四)、开业前三天,现场布置:
 
1、开始进场搭建舞台等布置周边环境。
 
2、落实接待工作、现场茶水、领导休息处、停车场。
 
(五)、开业前一天,会场布置结束:
 
1、除临时项目外,其余项目要求全部到位。
 
(六)、开业当天,开业典礼实施。
 
 
四、活动现场功能区域分布
 
为让本次开业典礼达到科学分工、合理布局、高效执行的目的,保证本次活动顺利进行及圆满成功,在执行过程当中我们将把整个会场分为几个功能区域,具体内容如下:
 
(一)、舞台区:
 
1、地点:园区广场
 
2、功能:开业典礼主要进行场地。
 
3、配备:音响设备、舞台效果设备、舞台装饰设备等。
 
(二)、贵宾、领导观礼区:
 
1、地点:舞台正前方。
 
2、功能:到场领导、嘉宾观看区域。
 
3、配备:礼仪小姐、安保人员。
 
(三)、员工及顾客观礼区:
 
1、地点:贵宾区后方。
 
2、功能:员工及顾客观看区域;
 
3、配备:礼仪柱,现场工作协调人员。
 
(四)、现场总控台:
 
1、地点:舞台一侧。
 
2、功能:监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程。
 
3、配备:桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。
 
(五)、礼仪队伍表演及巡展区:
 
1、地点:舞台上及舞台周边。
 
2、功能:所涉及礼仪表演人员表演区域。
 
3、配备:工作人员。
 
(六)、现场接待/礼品发放区:
 
1、地点:签到处;
 
2、功能:签到、接待嘉宾,发放礼品。
 
3、配备:签到笔、胸花、礼仪小姐等。
 
(七)、来宾停车区:
 
1、地点:停车场。
 
2、功能:参与活动的所有车辆的临时停放点。
 
3、配备:标志牌、安保人员。
 
 
五、突发事件处理预案
 
(一)、电源故障:电源负荷运转导致停电预防办法:专用电源1—2组活动前后全天供应,专派电工负责专用电源全天保证。
 
备注:在现场布置之前将各区域总电源准备好,策划公司工程组提供电源量大小,xx学院工作人员提供协助,确保供电量及线路无误。
 
(二)、下雨:预防办法:搭建帐篷。
 
(三)、消防问题:预防办法:消防人员随时检查对消防点(如火源点、电源接头等),并作标记。;处理办法:安排消防人员对现场火源点进行调查,如发生火灾马上在各通道紧急疏散人群。
 
备注:可安排119值勤点。
 
(四)、伤情问题:如现场人员,包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情。预防办法:常用药品的准备,如创口贴、红药水等。
 
处理办法:出现伤情对伤员进行现场救护,如严重者马上将其送往急救中心抢救。
 
备注:可安排120救护点。
 
(五)、人流拥挤:预防办法:在各个区域(停车区域、主席台区域等)安排保安人员统一指挥,并事先设立多个疏散通道。
 
处理办法:一旦出现挤场情况,各个区域的保安人员在该区域的多个疏散通道按序进行秩序维护。
 
备注:在各个区域尽量多设置秩序维护线,同时保安人员充足。

以上就是大型活动策划的基本流程,如果我们能将以上流程把控好,顺利推进,相信你会做得很好!


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