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酒店会议策划的基本接待程序讲解

时间: 2019-09-16 14:53:05浏览次数:

许多大型会议策划都是在酒店进行,但是酒店会议策划的基本程序我们大多数不都太清楚,导致许多会议策划接待环节出现问题,下面偶客就详细讲解一下!
酒店会议策划的基本接待程序讲解
酒店会议策划会前服务
 
1、需要精明能干的会议服务销售骨干。
 
该岗位和人员需要了解、熟悉酒店设备、设施、运作流程,具有很强的沟通能力,可以灵活运用酒店赋予的权力,能够随机应变应对谈判,促使洽谈中占据上风。
 
2、销售过程要有诚意和耐心。
 
会议销售人员与酒店会议组织者商谈时,要聆听和听取对方的需求和意见,特别是会议组织者将酒店承接会议的条件和其他酒店进行比对的时候,更要尊重和理解,要组织好话术将酒店特点以及以往案例的详细情况描述清楚,语言上要分层分主次,便于对方捕获到重要信息。并且,与会议组织者建立联系后,要加强沟通,把握好沟通频次。
 
3、价格谈判需要获得客户的信任。
 
会议组织者在对酒店的设备、设施等情况比较满意之后,会将谈判重心放到价格上,这是不可避免的。此时应该搞清楚酒店会议组织者试探价格的空间,同时用酒店的优点、特色服务、增值服务等打乱对方的节奏,转移重点的同时让对方相信酒店可以提供出色的服务。这样会议组织者的价格下探才更合理,甚至极大的缩小了下探空间。
 
4、尽可能参与会议策划。
 
各种各样的会议,因为流程、目的的不同,那么会议筹备工作也不尽相同。会议销售面对的酒店会议组织者可能是新手,可能是老司机。这就需要在不同的情况下或者给予援助,或者提供延伸性的服务使其锦上添花。并且参与整个过程的同时,会议销售人员也会学到很多会议策划的相关知识,更利于以后销售工作的开展。
 
5、明确需求和计划。
 
会议组织者在和会议销售沟通过程中的会议需求、会议计划,需要整理出来。在酒店会议筹备之前与会议组织者沟通、确认,以免造成工作漏项或者资源浪费。如果会议组织者提出修改,在同意或者拒绝时需要严谨一些,把握好成本浮动、调动的资源等,进行商谈和确认。
 
制定的计划,按照时间表、里程碑节点向前推进,并且每项都需要责任到人、确定好时间点。
 
酒店会议策划会中服务
 
1、会议期间,酒店需要派出专人(服务人员)负责与酒店会议组织者协商、联系、沟通,协助会议服务的指挥工作。
 
2、酒店的会议服务人员要具备极强的组织能力、随机应变能力、资源调配和整合的能力,可以及时有效的解决会议中出现的问题。
 
3、对与会者积极热心,要引导与会者进行拍照留念或者以酒店场景为背景组织小活动,甚至要考虑送出酒店准备的精美小礼物。让与会者、举办会议方都能感受到酒店的服务态度和质量。而这些内容正是照片、视频的素材,不论在哪些社交平台传播,酒店都会成为得利者。
 
这些服务内容将作为酒店后期获取更多客源的资本,回头客、潜在客户。
 
酒店会议策划会后服务
 
酒店会议结束,服务没结束。
 
1、酒店会议组织者或者承办方撤离后,参会的人员成为酒店的服务重点。抓住机会深挖参会人员的需求,提供匹配的服务,获取额外盈收。
 
2、结算工作时会后服务的重要一项。需要将各种费用梳理清楚,每笔费用明明白白,方便会议组织者结帐。
 
3、搜集会议过程中的参会者感受、提出的各种意见以及会议组织者的“吐”等,做好这些信息的归集、分类、分析、整理存储。同时做好会后总结,找出自身的问题所在,不断的改善和完善服务。
 
4、搜集参会者的信息资料。会议的参与者是酒店的潜在客户,不管是从会议体验方面、住宿体验方面,只要给其留下正面印象,那么他有开会需求、住宿需求时,首先想到的就是这里。
 
5、协助做好酒店会议总结。不论是协助会议组织者,还是酒店自己来做,都需要针对每一个会议进行总结。好的地方、坏的地方,原因是什么,以后怎么改善等等,这将成为会议组织者工作总结的素材,甚至是成品。也能成为酒店提高服务的依据。
 
6、客户回访。这个在会议结束的7-10天内送达到客户手中是最佳时机。一份真诚的问候,或者是一份小而精致的礼物,都能让客户感受到服务的温度。
 
综上所述,酒店会议策划的基本接待程序是缺一不可的,我们需要做好每一个环节,这样才能够提升酒店会议的质量。


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