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武汉会议服务公司浅谈公司会议流程

时间: 2019-08-14 15:08:07浏览次数:

一场会议的好坏决定因素都是没有搞清楚公司会议流程,武汉会议服务公司一般都会做好充分的准备,下面偶客传媒讲解公司会议的准备流程。
武汉会议服务公司
公司会议策划流程如下:
 
一、 联系
会议服务公司需要客户提供尽可能详细的一些计划,以便于活动策划和策划方案。
 
二、 商务会议策划
根据客户会议的基本要求,策划会议的基本方案,地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都必须考虑到顾客的容忍和满意。
 
三、 方案提供
会议服务公司与客户沟通基本策划思路,并形成方案,使客户在其所在单位进行记录和审批;
 
会议方案是在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出周密安排,能促进会议顺利进行,取得完满的预期效果。
 
1、确定会议名称。
2、确定议题。
3、确定与会人员。
4、确定时间地点。
5、会议期限。
6、日程安排。
7、确定会议通知内容。
8、会议通知跟进落实程序与要求。
9、会场布置要求。
 
四、 前期考察
会议服务公司在前期进行一些基本沟通后,选择进行规划方案的现场调查,并提供所有的协助;
 
五、 合约
检查满意后,签订合同,所有接待内容均写入,详细内容非常重要;虽然前面略显笨重,但很多相关问题都得到了很好的解决。
 
六、 预付款
签订合同需要一定数额的预付款,这样可以保障整个会议过程的顺利进行,因为不仅酒店需要预付款,汽车也需要;一个稍有不慎后续的麻烦事会很多。
 
七、 预订
根据会议的级别和会议的具体情况,选择会议举办地,提前预约;会议服务公司并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;提前调试好设备并进行演练,确保会议的顺利进行。
 
八、 接待
接待是整个会议的核心部分,包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作,当然,一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。
 
九、业务会议汇总和结算:
在业务会议结束时,双方认真总结会议情况,并核对各类文件,并严格按合同履行。

一个好的会议活动策划离不开对每个细节的把控。所以武汉会议服务公司要针对每个细节思考和校对,这样才能将公司会议做好!


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