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商务会议策划方案的细节如何去把控?

时间: 2019-07-21 15:01:27浏览次数:

一个重要的商务会议策划方案是否写的好决定一场会议活动是否成功,策划思路与方法所占比重是很高的,下文武汉活动策划公司偶客传媒将为大家解读!
 
面对会议策划时遇到的诸多问题,作为会议策划者的您是否已经找到合适的策划思路和方法呢?到底怎么做才使这次会议达到上级的要求,实现会议的主题思想,闪出商务会议的亮点?
 
 
一个好的商务会议策划方案,应该从做好这个会议预算计划开始。
 
一、参会者的安排
不管什么样的会议,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者,邀请的方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
 
二、确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整。
时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善。
 
三、商务会议策划主题。
活动策划主要包括如下内容:
 
1、商务会议策划方案中的议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话,念稿件,例行演示。实际上,尽管商务会议属于正式的会议,但可以做得更活跃一些,尤其是会议的开幕。
 
在商务会议策划方案的议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。
 
2、确定参会人员是一项很重要的工作,也是一个变化较多的因素,而它的变化将影响到整个会议的规格与规模,进而影响会议的各个因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等。因此,这是总协调工作控制的“关键点”,宜重点来抓。
 
 
四、拟定活动策划案和具体操作方案。
活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用。一般来说,会议核心成员才提供。
 
具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
 
五、现场控制
现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
 
武汉偶客文化传媒有限公司深耕商务会议策划方案数十载,努力成为创新思维的开拓者。量身制定解决方案,满足各企业对品牌建设及推广的个性化需求。武汉活动公司执行团队经验丰富,无缝衔接、执行力强。武汉策划公司业务范围:包括但不限于武汉企业年会活动策划、武汉周年庆策划、文艺晚会、开幕仪式、演出活动、新闻发布会、会务展览、高端会务论坛等,展示展览视觉设计、品牌营销等大型活动策划。


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