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如何策划大型活动?偶客传媒来教你

时间: 2019-07-15 16:01:07浏览次数:

我们经常举办各种活动,那么如何策划大型活动?偶客传媒觉得,应该写一篇大型活动策划方案,好好梳理一下流程,这样有利于我们顺利进行。
 
如何策划大型活动
第一步:起名字,给活动起个响亮的名字,这是吸引合作方和听众所必需的。如何策划大型活动?做法非常简单,标配词:国际、全球+行业内容+论坛、活动、大赛。我们连续举办4届的巾帼国际论坛,名称够响亮吧?
 
第二步:搭架构,给活动找几家特别牛掰的合作方,这是拉赞助的好策略。架构中常分为几项,(1)主办方,最优选是中字头的政府部门,或者是权威的部门或协会。在这一点,思想上必须足够重视,必要时,需要写一份正式的政府公文,包括:活动预算、流程、时间、地点、邀请嘉宾等(如有需要可以在本文下留言索取);
 
(2)协办方:协办方有虚实之分,实实在在的协办方一定是出钱出力,倾力投入的一方;徒有虚名的协办方一般都是朋友、合作方。条件允许协办方可以多多益善;
 
(3)承办方:这是活动中执行方,从活动策划到方案执行,从嘉宾邀请到现场活动,都是承办方的事情。
 
(4)媒体支持:需要大量的媒体资源,最好有视频、音频、文字等全方位立体化的媒体传播策略,将活动执行后的宣传效果最大化。
 
(5)指导单位:通常都是不愿意做主办方,承担任何责任,但又考虑到承办方的积极性而来。如果政府机构确实不想做主办方,指导单位是非常合适的选择。这一点,请牢记。
 
第三步:找主题:时间、地点都确定了,只差内容主题的东风吹起。找主题,一定抓住风向和热点话题,可以借助搜索工具,将近期同行业举办的论坛活动汇总,将采用频率最高的主题综合起来考虑,肯定是最好的决定。
 
第四步:定流程:主题内容需要流程来支撑,以实际案例来举例:4小时活动,开场需要一位特别有权威人士来致辞,如果领导不到场,可以贺电、视频、代致辞等方式来代替;致辞后,需要两场对话,每场控制在40分钟内,嘉宾在6位以内;对话中间,可以根据预算情况确定是否安排茶歇;两场对话中可以安插相应的仪式环节;
 
第五步:请嘉宾:如果想办一场优质的活动,嘉宾是主角,我长期喜欢参加各种会议,如何策划大型活动?一是学习举办活动的新知识,在自己执行时借鉴;二是多听嘉宾演讲,事实证明,颜值高、演讲好、人品好的嘉宾,少之又少;三是熟悉活动场地,做到心中有底,想要举办活动,就能根据活动氛围、人数等特点,快速想到最佳地点选项;
 
第六步:活动执行及人员分工联络表:活动执行是一个无比琐碎的过程,做好一份详尽的人员分工联络表,对于快速有效执行非常有帮助。(如有需要可以在本文下留言索取);
 
第七步:活动执行,准备好预算备用金,防止任何意外事件的应急使用;准备好活动执行环节中发生任何事情的B方案,做好应急准备。电影《小时代》活动策划在上海外滩举行活动,结果活动当天大雪纷飞,幸亏有应急室内场地,否则活动根本无法如期举行。
 
第八步:感谢信及会后总结,在与IBM合作时,学到最好的方法就是感谢信。一封感谢信包括:感谢单位或个人名称、参与活动的内容简介、相关报道、真挚的感谢语、活动承办方落款。最后,还别忘记做一份会后总结,包括新闻报道、预算支出等内容。
 
如何策划大型活动?偶客传媒专业活动执行团队,无缝衔接、高效执行。公关活动策划、企业年会、企业周年庆、文艺晚会、开幕仪式、演出活动、新闻发布会等线下活动以及大型会务展览、高端会务论坛等,展示展览视觉设计、品牌营销。


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