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年会策划执行细节、场地、氛围包装、创意节目

时间: 2020-05-22 11:00:55浏览次数:

  眼看2020年近在眼前了,行政和市场的小伙伴们已经开始准备企业公司年会了吧?下面偶客传媒就来为大家带来年会策划执行攻略!
年会策划执行
  年会策划执行起来一点都不轻松,事多还杂乱,是整个年会过程中最劳神伤脑的一个过程了,需要团队紧密合作及后勤同事们细心付出,这还不够。
 
  今天,就给大家梳理一下年会执行过程中的一些细节,同时执行时间顺序也是很重要的哦。
 
  如果第一步做不好,接下来有很多无用功等着你做呢。
 
  同时,还会给大家分享年会活动最重要的两个环节:年会场地+年会节目,一定要看到最后哦!
 
  年会策划执行中,都包含那些执行细节
 
  01.预定年会场地
 
  例如预定酒店、聚餐地点、团建地点和年会内容等。
 
  02.将确定好的年会时间地点通知公司全体人员
 
  预定好年会场地之后,接下来就是把地点时间公布给公司全体人员,确定员工出行名单,尽早完成来回车程的订票,或者找好一些服务商包车也是可以的。
 
  03.员工的出行名单确定酒店入住名单
 
  如果在入住时间内,部门小组有会议的,要提前上报安排会议地点;
 
  在员工签到之前,房卡要提前分好,主要为了避免因为签到人数多,导致房卡及签到台会搞得很乱;
 
  如果签到台有礼物发发放,可以在签到表中标注好,这样可以避免误领、少领、多领的情况发生。
 
  年会的物料要集中放在一起,避免年会工作人员到处找东西找不到。
 
  04.年会负责人员要进行礼品采购
 
  采购也是一件繁琐的事情,既然是年会就少不了奖励,在礼品上的选择可以考虑参考下专业的年会顾问组的意见,找一些实用并且有纪念价值意义的礼品。
 
  05.找好与年会相关主题的素材
 
  先把年会策划执行的主题确定好,设计的风格要统一,确定要好年会主题需要的相关素材及物料,尺寸和摆放位置也要提前也要确定好。
 
  既然是年会,LED屏幕是少不了的,需要提前测试一下LED屏效果,LED屏幕的质量不一样,效果不一样哦!
 
  06.做好线上预热工作
 
  这也是在年度会议上检测团队创造力的一部分。
 
  年会通过新媒体渠道通过剧透的形式来缓慢引出年会,以提高员工对年会的期望。
 
  这也是展示公司良好形象的一种方式。
 
  07.白天的会议要组织好
 
  例如分享人员,分享主题,分享每个部门的秩序。这个环节包括邀请外宾,确认出席名单,安排卡片订购和制作卡,在午餐时间拍一张集体照片。
 
  08.白天会议时间安排要适当
 
  年会策划执行第八步白天的会议是在上午和下午举行,因为会持续很长时间,除了午餐和休息时间,圆桌BBS可以穿插一些大家感兴趣的话题,会议的节奏可根据情况调整。
 
  此外,在当天的会议中,上午和下午将有10-20分钟的休息时间。
 
  休息期间,你可以准备一些点心,准备一个钟。
 
  休息之后,你可以通过铃声告诉大家继续进入会议。
 
  09.组织好晚宴的节目
 
  包括各部门的背景音乐、节目和主持人的选择,晚宴的LED屏幕应与白天的会议不同;在正式会议结束和晚宴前休息一小时左右,以便参加表演的同事休息。
 
  参加表演的员工可以利用这休息的间隙来几次简单的排练。
 
  此时,其他同事也可以在合影墙前拍照。
 
  为了增加晚宴的乐趣,我们可以采取更多的晚宴创新案例。
 
  10.优秀员工颁奖环节
 
  如果奖励对象是优秀员工,则需要尽快确定相应的名单,包括定制的奖品,如证书、奖杯等。
 
  为每一位优秀员工准备一份介绍,另一个是让每个人知道为什么同事会得到奖励。
 
  此外,其他部门的领导将颁发奖品,尤其是那些合作较多的部门,如销售主管给技术同事,技术主管给销售同事,这反映了部门之间的相互认可。
 
  11.抽奖环节是热情最高的环节一定要策划好
 
  晚宴的另一个重要部分就是抽奖了。
 
  如何让抽奖环节更精彩?
 
  除了增加礼品的购买量,还可以使用最传统的纸质抽奖。
 
  例如,员工号码,在抽奖前摇动抽奖盒。
 
  之后,抽奖中奖者宣布员工号。
 
  整个过程比电子抽奖更有趣。
 
  晚宴比白天的会议更有趣。
 
  12.涉及客户、及合作伙伴的年会
 
  如果顾客、合作伙伴的晚宴等嘉宾的邀请,准备邀请函、礼物、会议和晚餐的座位,以及代表们的演讲。
 
  13.晚宴的第二天行程安排要提前通知
 
  当天的晚餐通常结束得很晚。
 
  毕竟,这是艰难的一年,每个人都有很多话要说,还有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服务,以免影响整个计划的进行。
 
  14.接送车辆要预约好
 
  根据年会策划执行的员工返程安排,预约接送车辆,并分趟分地点发送。
 
  15.要有简单的活动应急预案
 
  做一些简单的活动应急预案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知识,并能做一些基本的急救措施,酒店附近最近的医院等等。
 
  16.年会其他细节
 
  在其他年度会议的实施过程中有很多细节。
 
  如果处理得当,它可以给人们留下好印象。
 
  例如,除了在会议前以电子邮件、图片和H5的形式将日程表发送给同事之外,它还可以打印一份放在在签到登记处,每天结束时,分别编辑第二天的议程,并通过WeChat群等方式将笔记发送给每个人。
 
  如果餐是自助餐,请事先与酒店确认自助餐可以容纳人。
 
  在年会执行过程中,不可避免地会遇到各种临时或特殊的要求,由此引起的变化必须更新为相应的表单形式,并与工作组的每个成员同步。
 
  这也是为什么在年度会议策划阶段更详细的项目准备表的原因。
 
  年会场地选择有哪些
 
  接下来给大家分享一下年会的场地选择,毕竟一个能够打卡拍照炫耀的年会也算是一个高大上年会的门面。
 
  01.酒店
 
  因为酒店的设备设施可以在最大的程度上满足大家对年会内容的需求,所以这是80%的公司都会选择的常规操作。
 
  当然,常规的操作也可以吸睛的亮点。
 
  比如:主题酒店,想去浪漫的欧洲?清新文艺的亚洲?当然你想去热火朝天的非洲都可以,只要选择对合适的主题酒店,这些要求通通都满足,满满的异国风情,每一款都适合自家挑剔的员工。
 
  02.体育馆
 
  提到了体育馆第一个想到的绝对是阿里的万人年会了,先不说各种黑科技,马云爸爸的节目,能在体育馆办一场秩序井然还出圈的年会,忒厉害。
 
  因为是体育馆所以对于面积容量、人数的限制能达到最大的饱和限度,但是这对于活动的执行的把控也有更高的要求,现场统筹难度也会加大,当然若是能和阿里一样厉害,公司年会办成演唱会那种程度也不是不可能!
 
  03.户外场地
 
  有些酒店附近的户外场地还是很适合某些类型公司举办年会的。
 
  比如:精品酒店的院子,带泳池的大house,甚至近几年还会有公司将年会举办在拓展基地,团建+年会一气呵成,棒棒的。
 
  在户外搭建一个舞台,对于酒店那种特定的场所来说相对自由一些,唯一不理想的可能会是因为天气原因,或者员工的:我只想做个安静吃喝的美少女/年,我不想动!
 
  除了以上这些,还能有更加创意一点的场地吗?当然!必须得有!
 
  04.主题乐园
 
  如何在不需要借用老板扮丑的前提下轻松的调动员工对年会的期待?
 
  你还记得,猎豹2017年在迪士尼举办的年会吗?
 
  主题乐园不失为一个好选择,借助主题乐园的配置,在常规的年会动作之外还有主题乐园各项乐趣的加持,美滋滋呀~
 
  05.游轮
 
  在游轮上举办年会,只是为了财大气粗的告诉员工or外界:“这片大海被我们承包了!我们公司!有钱!”。
 
  当然,说的可不是微商的姐妹们,而是猎豹2016年年会包游轮。
 
  而且让年会策划执行和旅行完美的结合,游轮上软硬件齐全,省时省心省力还省钱,越来越多的年轻的公司都开始摩拳擦掌准备承包一片海了!
 
  场地布置
 
  说完了年会场地的选择,我们再来聊聊常规场地的布置,毕竟游艇和主题乐园嗨就够了不是?以下内容划重点,请记小本本。
 
  在这之前我们要明白酒店这类型的场地布置应分为两块内容,外场和内场。
 
  01.外场布置
 
  外场布置都包含有酒店外围、大堂、来宾动线和宴会厅前厅这几个地方。
 
  外场的布置主要是为了指引到场来宾的行走动线,让他们提前感受下年会的氛围,所以一般都会在较为显眼的地方设置指示牌/背景板/易拉宝。
 
  在宴会厅前厅处可以设置签到处、合影处、互动处,如果有茶歇也可以设置点心区。
 
  02.内场布置
 
  内场部分就比较简单好记了,一些舞台、灯光、音响、餐桌的摆放这些基础配置就不需要多说了吧,要注意的就是舞美效果必须根据场地的大小和年会节目的需求来安排,还要注意现场安全哦~
 
  还可以根据年会的主题摆放一些鲜花、趣味装饰,还可以用上泡泡机干冰机哟,最重要的是氛围~
 
  小伙伴们如果有场地提供方可以联系给大家做一个整合登记哦,为我们的策划人提供便利。
 
  年会创意节目
 
  很多小伙伴们都和我说过,经常苦恼要在年会上表演什么节目才能既不失创意,又不失搞笑。
 
  毕竟年会策划表演即是公司任务,也是表现自己的一种方式,其实年会节目创意是旧元素的新组合。
 
  最后,我就来给大家聊聊关于年会节目准备上的创意方式。
 
  01.热门流行节目的改编,是每年年会的必备节目
 
  比如去年很火的《感觉身体被掏空》,还有新东方新编《沙漠骆驼》……
 
  原因很简单:
 
  热门舞曲具备高传播度和低门槛,让没什么舞蹈基础的员工,在短时间内上手,跳个热闹,赶趟而实惠,成了最具创意年会节目的不二之选。
 
  02.简单廉价的道具,清奇的思路,
 
  利用人的视觉错觉,
 
  可以形成叹为观止的舞台效果
 
  比如表演《小人舞》。
 
  就是几个人借助道具,表演小人进行跳舞。男生可以买小天鹅服装的舞台道具,会比较有趣(万能的某宝都有道具,别说买不到)。
 
  03.你平时关注的各大综艺节目、
 
  微博热门视频,抖音,
 
  都是攫取舞蹈创意的来源
 
  年会执行表演节目时不妨模仿起来,效果杠杠的。
 
  如果上面的创意还觉得不够劲爆,就挑些猛料。
 
  比如男生反串表演很火的罗志祥的《朱碧石舞蹈》,很适合一帮兄弟们去表演,效果会很棒!
 
  女生的话,可以跳一些帅气的舞蹈。
 
  比如社会摇;或者装扮雪姨等有特色的人物。
 
  如果妹纸们会仿妆就更好了,来个仿妆走秀(小丑女等有特色的人物)
 
  04.很多看起来很贵的科技类节目,
 
  其实并不需要很多钱
 
  比如荧光舞,核心是在某宝上买好道具,选一套酷炫音乐和舞蹈动作。
 
  剩下的,只需要关灯,让观众在黑暗中震颤。
 
  再比如,大屏互动游戏。
 
  就是在电子大屏幕上扫码后操作手机完成的乐乎现场互动小游戏。
 
  所以那些你以为很贵的年会节目道具,其实真的不贵!
 
  05.开场视频是主题最重要的
 
  当灯光暗下,黑暗中所有人的注意力落在大屏幕上,情绪线被轻易撩拨。
 
  视频主题通常和公司业务、企业年会主题相关,你可以盘点去年数据、取得的成绩,或者把业务层面发生过的暖心故事拍摄出来。
 
  相对于枯燥的领导讲话,一个内容丰富、剪辑有力的开场视频,会最大程度调动观众的参与感。
 
  另外一个经典的做法是,做员工采访合集。
 
  内容可搞笑,可严肃,但都要和公司的业务和企业年会主题相关。
 
  剪辑方式要有基本的策略,比如把大家对于同一问题的回答放在一起,年会策划执行才显得节奏感强,有力道。


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